Vacature Management assistent

Bedrijfsomschrijving

Als management assistent werk je binnen het team support van de divisie Academic Affairs. Dit team bestaat uit zeven management assistenten, de secretaris van de divisie en een teamleider. De divisie Academic Affairs is één van de zes divisies van Radboud Services. De divisie Academic Affairs neemt het voortouw bij de ontwikkeling en uitvoering van (strategisch) beleid ten aanzien van onderwijs, onderzoek, impact, studenten en duurzaamheid met als doel een bijdrage te leveren aan de realisatie van de missie van de universiteit.

De afdeling Student Affairs (SA) zorgt voor de ondersteuning van studenten en studentenorganisaties in de breedte. De afdeling geeft invulling aan de academische en maatschappelijke ontwikkeling, studiesucces, persoonlijke ontplooiing en het welzijn van studenten. SA is verantwoordelijk voor het algemeen studentenbeleid, waaronder beleid voor begeleiding, internationale mobiliteit, (financiële) ondersteuning van studenten en studentenhuisvesting. Daarnaast verzorgt de afdeling faciliteiten, voorzieningen en evenementen voor studenten en draagt ze bij aan een inclusieve campus waar studenten van diverse achtergronden zich veilig en welkom voelen.

Als management assistent versterk je het team support van de divisie Academic Affairs. Je ondersteunt op proactieve wijze de afdeling Student Affairs, zodat het afdelingshoofd en de teamleiders hun werk zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Als team werken jullie aan het verder ontwikkelen van de dienstverlening.

Dit worden jouw taken:

• Diverse secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals agendabeheer, prioritering en afhandeling van post en mailverkeer, het voorbereiden van vergaderingen en/of grote evenementen, etc.;
• Zien van kansen om zaken uit handen te nemen en om processen te verbeteren of efficiënter in te richten;
• Je biedt mogelijk ondersteuning bij de uitvoering van projecten;
• Indien nodig neem je in het team werkzaamheden van elkaar over;

Naast je rol als management assistent voor de afdeling Student Affairs, ben je secretaris van het managementteam Education & Student Affairs (MESA): een universiteitsbreed overlegplatform dat streeft naar een optimale onderwijsondersteuning zodat studenten, docenten en onderwijsondersteuners het beste uit zichzelf kunnen halen en in goed partnerschap kunnen samenwerken. In deze rol heb je de volgende taken:

• Jij zorgt ervoor dat overleggen soepel verlopen, door het opstellen van de agenda, notulen en actielijst, het bewaken van de planning en het ondersteunen van de voorzitter;
• Je zorgt dat acties en afspraken worden opgevolgd;
• Je organiseert de bijeenkomsten en legt verbinding met andere gremia, waarvoor je ook de communicatieve taken op je neemt.

Jij bent een proactieve management assistent die houdt van afwisseling in werkzaamheden en het flexibel werken voor verschillende afdelingen/personen. Je bent servicegericht, stressbestendig en organisatie sensitief. In je werk ben je zorgvuldig en integer.

• Je hebt werkervaring als management assistent;
• Je hebt ervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• Je kunt goed overweg met MS-Office applicaties en maakt nieuwe systemen snel eigen;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels (minimaal C1 niveau), zowel schriftelijk als mondeling.

• Een uitdagende en afwisselende baan van 32 uur per week;
• Je start met een jaarcontract met uitzicht op een vast contract en komt direct bij de Radboud Universiteit in dienst;
• Een bruto maandsalaris van €2.693,- tot €4.103,- op basis van 38 uur, volgens schaal 7 of 8 van cao Nederlandse Universiteiten. Afgestemd op jouw kennis en werkervaring;
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering;
• Mogelijkheid tot thuiswerken voor een goede werk-privé balans;
• Je krijgt bij Radboud Universiteit extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband (38 uur) kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20 dagen.

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Jeij via semir.vurgun@jeij.nl of 0492 50 66 06. Of bezoek hun website https://www.jeij.nl/contact.