Er gelden voorwaarden voor de kilometerregistratie die voorgeschreven zijn door de Belastingdienst. Het is belangrijk om met deze voorwaarden rekening te houden om daarmee bijtelling voor privégebruik van de auto te voorkomen. De Belastingdienst noemt de kilometerregistratie ook wel rittenregistratie. Hiermee is aan te tonen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 km op basis van privégebruik gereden is. De voorwaarden schrijven een aantal punten voor die in de registratie opgenomen moeten zijn.
Voorwaarden kilometerregistratie algemeen
Het moet voor de Belastingdienst duidelijk zijn in welke auto er gereden is. Daarom dient het automerk net als het type auto vermeld te worden. Ook het kenteken mag niet ontbreken in de administratie om bijtelling voor privégebruik te voorkomen. Daarnaast is het nodig te vermelden in elke periode de auto gebruikt is en dient er een specificatie van de ritgegevens aanwezig te zijn. Per rit zijn er overigens eveneens een aantal voorwaarden voor de registratie van toepassing.
Voorwaarden kilometerregistratie per rit
De voorwaarden van de kilometerregistratie voor de Belastingdienst schrijven voor dat er per rit een aantal gegevens beschikbaar moeten zijn. Het gaat hierbij onder meer om de datum met het vertrekadres en het adres van de bestemming. De kilometerstand dient voor vertrek en bij aankomst genoteerd te worden. Het karakter van de rit is ook belangrijk. Geef aan of het een privérit is of een zakelijke rit. Indien er een andere weg is gekozen dan de gangbare route dient de gereden route genoteerd te worden. Bij het rijden van een rit waarbij zakelijke en privé gereden kilometers gecombineerd worden, dienen de privé omgereden kilometers ook vastgelegd te worden.
Niet voldaan aan de voorwaarden?
Indien er niet voldaan is aan de voorwaarden voor de kilometerregistratie van de Belastingdienst dan kan dat gevolgen hebben voor de bijtelling. De bijtelling voor het privégebruik is dan te verrekenen met de autokosten van het bedrijf. Hierop is door de Belastingdienst echter wel weer een uitzondering op van toepassing verklaard. De voorwaarden zoals hierboven beschreven, zijn in dat geval weer minder strikt dan op het eerste gezicht doen voorkomen. Het is namelijk zo dat indien u op een andere wijze kunt laten zien dat er niet meer dan 500 km privé gereden is in de auto op jaarbasis dat eveneens geaccepteerd wordt door de Belastingdienst. Er hoeft dan ook geen verrekening met de autokosten van uw bedrijf plaats te vinden en geen bijtelling indien er niet meer dan 500 km privé mee is gereden.
Handmatig of automatisch bijhouden van kilometerregistratie
Het handmatig bijhouden van de kilometerregistratie is een optie. Het vergt echter wel de nodige discipline om steeds voor elke rit en na elke rit alle gegevens voor de kilometerregistratie te noteren. Bovendien komt het bij drukke werkzaamheden of grote haast wel eens voor dat het bijhouden van de gegevens vergeten wordt. In plaats van het handmatig bijgehouden van de ritregistratie is het mogelijk om te kiezen voor het automatisch bijhouden.
